Politique de confidentialité pour les candidats
1. Introduction
Par la présente politique de confidentialité, nous, Apleona Suisse SA et ses filiales et sociétés affiliées (ci-après dénommées Apleona Suisse), souhaitons vous informer de manière transparente sur le traitement des données à caractère personnel dans le cadre du processus de candidature, de sélection et de recrutement. La présente politique de confidentialité s'applique en plus de notre politique générale de confidentialité, qui vous informe de la manière dont vos données à caractère personnel sont traitées et des finalités de ce traitement, notamment dans le cadre de l'utilisation de nos sites web. La présente politique de confidentialité est conforme au règlement général sur la protection des données (« RGPD ») de l'UE et à la loi suisse sur la protection des données (« LPD »). L'application de ces lois dépend toutefois de chaque cas particulier.
2. Qui est le responsable et le conseiller en matière de protection des données
Au sens de la législation sur la protection des données, la société du groupe Apleona Suisse concernée qui a publié une offre d'emploi déterminée est responsable de la collecte et du traitement des données à caractère personnel en rapport avec l'offre d'emploi concernée (en particulier celle à laquelle vous postulez) dans le cadre de la procédure de recrutement.
Vous pouvez contacter la société du groupe Apleona Suisse concernée pour toute question relative à la protection des données et pour exercer vos droits visés au point 9 aux coordonnées indiquées dans l'offre d'emploi correspondante.
Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant la protection des données, veuillez vous adresser à :
Apleona Suisse SA
Industriestrasse 21
CH-8304 Wallisellen
Tél : +41 44 567 4000
Adresse e-mail : datenschutz.ch@apleona.com
En outre, un délégué à la protection des données a été désigné pour Apleona GmbH en Allemagne, conformément aux articles 37 et suivants du RGPD et à l’article 38 de la loi allemande sur la protection des données (BDSG) ; celui-ci qui peut être contacté aux coordonnées suivantes :
Apleona GmbH
Datenschutzbeauftragte
An der Gehespitz 50
D- 63263 Neu-Isenburg
Tél : +49 6103 45 3810
Adresse e-mail : datenschutz@apleona.com
3. Catégories des données traitées et finalités du traitement
Dans le cadre de la procédure de candidature, nous traitons notamment les catégories de données à caractère personnel suivantes :
les données que vous saisissez ou téléchargez vous-même lorsque vous postulez sur notre page dédiée aux offres d'emploi :
En règle générale, nous recevons ces données de votre part ou de la part d'une agence de placement que vous avez mandatée dans le cadre du processus de recrutement.
Nous traitons ces données aux fins suivantes :
Dans ce cadre, nous traitons principalement les données que vous nous avez fournies. Nous ne pouvons examiner votre candidature que si vous nous fournissez vos données de base et vos qualifications. Si vous ne nous fournissez pas les données nécessaires pour l'emploi auquel vous postulez, votre candidature risque de ne pas être prise en compte. Toutefois, dans ce cas, et avant de vous notifier le rejet de votre candidature, nous vous donnons la possibilité de nous faire parvenir les informations ou documents manquants dans un délai déterminé. Dans le cadre de votre candidature, nous consultons également des données accessibles au public sur les réseaux sociaux professionnels, par exemple, afin de nous faire une meilleure idée de vous. De même, nous ne pouvons communiquer avec vous ou répondre à vos demandes que si nous traitons vos données de communication. Si vous nous avez fourni des données de référence, celles-ci seront également traitées par nos soins. Nous traitons les photographies vous concernant dans la mesure où vous nous les avez fournies comme élément de votre dossier de candidature. Nous ne procédons à aucun profilage personnel lors du traitement de vos données.
4. Base juridique du traitement de données
Sauf si nous demandons votre consentement, le traitement de vos données à caractère personnel est fondé sur le traitement nécessaire à l'établissement d'un contrat de travail avec vous ou sur notre intérêt légitime à effectuer le traitement en question (par ex. examiner vos documents, consulter vos informations disponibles sur des profils accessibles au public sur des réseaux sociaux).
Si nous vous demandons votre consentement préalable à certains traitements (par ex. le traitement de données à caractère personnel sensibles), nous vous informerons séparément des finalités de ces traitements. Le consentement est toujours volontaire, c'est pourquoi vous pouvez retirer votre consentement à tout moment avec effet pour l'avenir en nous envoyant un courrier (postal ou électronique) ; dès que nous recevons votre notification de retrait du consentement, nous ne traiterons plus vos données pour la ou les finalités auxquelles vous avez consenti, à moins que le traitement ne repose sur une autre base juridique. Le retrait du consentement ne compromet toutefois pas la licéité du traitement effectué sur la base du consentement avant le retrait ce dernier. Si vous retirez votre consentement au traitement des données à caractère personnel dont nous avons besoin pour évaluer votre candidature ou vous engager pour un poste spécifique, votre candidature ne pourra plus être prise en compte pour ce poste.
Dans certaines circonstances, nous pouvons être amenés à poursuivre le traitement de vos données en vertu d'autres bases juridiques, par ex. en cas de litige, dans la mesure où cela est nécessaire dans le cadre d'un éventuel litige juridique ou pour exercer ou défendre des droits en justice. Dans certains cas, le traitement peut reposer sur une autre base juridique, dont nous vous informerons séparément si nécessaire.
5. Qui sont les destinataires de vos données ?
Nous travaillons avec des prestataires de services établis dans l'Espace économique européen, en Suisse et dans d'autres pays, qui traitent vos données pour notre compte ou en tant que co-responsables, ou à qui nous communiquons des données vous concernant en tant que responsables distincts (par ex. des agences de placement). Cela peut inclure des données relatives à la santé. Pour être en mesure de toucher de nouveaux candidats et de recevoir leurs candidatures, d'optimiser nos systèmes informatiques ainsi que nos applications et outils internes et de nous concentrer sur nos compétences clés, nous faisons appel à des prestataires de services dans différents domaines. Il s'agit notamment de prestataires de services informatiques, de transmission d'informations, de services de communication et d'agences de placement et de recrutement. Nous communiquons à ces fournisseurs les données dont ils ont besoin pour fournir leurs services. Ces fournisseurs peuvent également utiliser ces données à leurs propres fins, par ex. pour obtenir des informations anonymes afin d'améliorer leurs services. Par ailleurs, nous concluons des contrats avec ces fournisseurs afin de garantir le respect de la législation en matière de protection des données, dans la mesure où cela n'est pas directement imposé par la loi (par ex. les autorités).
Nous utilisons Microsoft Teams de Microsoft Ireland Operations Limited dans le cadre de nos (visio)conférences. Dans les cas où nous agissons en tant que responsable du traitement, nous ne traitons et ne partageons avec Microsoft que les données nécessaires à l'utilisation des fonctionnalités de Microsoft Teams (par ex. votre adresse e-mail pour vous envoyer une invitation). Microsoft peut également collecter des données vous concernant afin de nous fournir ses services (par ex. l'enregistrement des conférences) et les utiliser à ses propres fins. Pour en savoir plus sur la manière dont Microsoft traite vos données, consultez le lien suivant : https://docs.microsoft.com/de-ch/microsoftteams/teams-privacy.
Si vous nous indiquez des références comme personnes de contact afin que nous puissions les contacter, ceci est considéré comme un consentement au regard de la législation sur la protection des données et nous pouvons échanger vos données avec le donneur de référence (par ex. d'anciens employeurs ou d'autres organisations), qui agit dans ce cas comme un responsable distinct. Nous transférons notamment des données sur vos références, votre identité et, le cas échéant, d’autres informations que nous souhaitons voir vérifiées. Nous ne le faisons toutefois qu'après avoir obtenu votre consentement.
6. Vers quels pays vos données à caractère personnel sont-elles transférées ?
Comme indiqué au point 5, nous communiquons des données à des parties tierces. Ces parties tierces ne se trouvent pas toutes dans l'EEE et en Suisse. Vos données peuvent donc être traitées dans d'autres pays, exceptionnellement dans n'importe quel pays du monde. Si un destinataire se trouve dans un pays qui ne garantit pas un niveau adéquat de protection des données, tel que prévu par la loi, nous l'obligeons à respecter la législation applicable en matière de protection des données (à cette fin, nous utilisons les clauses contractuelles types de la Commission européenne, disponibles ici, dans la mesure où le destinataire en question n'est pas déjà soumis à un ensemble de règles reconnues par la loi pour garantir la protection des données et où nous ne pouvons pas nous appuyer sur une disposition d'exception. Une disposition d'exception peut s'appliquer notamment en cas de procédure judiciaire à l'étranger, mais aussi dans des cas d'intérêts publics prépondérants ou si l'exécution d'un contrat nécessite un tel transfert de données, si vous y avez consenti ou s'il s'agit de données que vous avez rendues généralement accessibles et dont vous ne vous êtes pas opposé au traitement.
7. Quelle est la durée du traitement ?
Nous traitons toujours vos données à caractère personnel aussi longtemps qu'il est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées. Dans des cas exceptionnels, il est possible qu'une nouvelle finalité de traitement se présente, par ex. la défense de droits en justice. La durée de conservation normale est de six mois après l'attribution du poste à pourvoir. Ceci est nécessaire sur la base de différentes règles nationales, telles que la loi sur l'égalité de traitement, et à des fins de traitement interne (point 3).
8. Quel est le niveau de protection de vos données ?
Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité appropriées pour garantir la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité de vos données à caractère personnel, pour les protéger contre les traitements non autorisés ou illicites et pour prévenir les risques de perte, de modification accidentelle, de divulgation non souhaitée ou d'accès non autorisé.
9. Vos droits
Dans les conditions et le cadre prévus par la loi, vous avez différents droits, qui peuvent toutefois être soumis à certaines conditions et restrictions :
Si vous souhaitez exercer les droits susmentionnés à notre encontre ou à l'encontre de l'une des sociétés de notre groupe, veuillez nous contacter par écrit aux adresses de nos bureaux ou, sauf indication ou accord contraire, par e-mail ; vous trouverez nos coordonnées au point 2. Pour prévenir les abus, nous devons vous identifier (par ex. au moyen d'une copie de votre carte d'identité, sauf si l'identification est possible autrement).
Dans la mesure où nous sommes obligés ou autorisés à conserver vos données en vertu de la législation en vigueur, leur suppression n'est pas possible.
Si vous résidez dans l'EEE ou en Suisse, vous avez également le droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle de la protection des données compétente dans votre pays.
Vous trouverez ici une liste des autorités de contrôle compétentes dans l'EEE : Membres| European Data Protection Board (europa.eu).
Vous pouvez contacter l'autorité de contrôle suisse ici : contact (www.edoeb.admin.ch) .
10. Mise à jour de notre politique de confidentialité
Apleona Suisse se réserve le droit de modifier sans préavis la présente politique de confidentialité afin de se conformer aux dispositions légales en vigueur et aux évolutions des processus commerciaux. En règle générale, les traitements de données sont régis par la politique de confidentialité dans sa version en vigueur au début du traitement concerné. La présente politique de confidentialité ne fait pas partie du contrat.
Apleona Suisse SA, octobre 2023
1. Introduction
Par la présente politique de confidentialité, nous, Apleona Suisse SA et ses filiales et sociétés affiliées (ci-après dénommées Apleona Suisse), souhaitons vous informer de manière transparente sur le traitement des données à caractère personnel dans le cadre du processus de candidature, de sélection et de recrutement. La présente politique de confidentialité s'applique en plus de notre politique générale de confidentialité, qui vous informe de la manière dont vos données à caractère personnel sont traitées et des finalités de ce traitement, notamment dans le cadre de l'utilisation de nos sites web. La présente politique de confidentialité est conforme au règlement général sur la protection des données (« RGPD ») de l'UE et à la loi suisse sur la protection des données (« LPD »). L'application de ces lois dépend toutefois de chaque cas particulier.
2. Qui est le responsable et le conseiller en matière de protection des données
Au sens de la législation sur la protection des données, la société du groupe Apleona Suisse concernée qui a publié une offre d'emploi déterminée est responsable de la collecte et du traitement des données à caractère personnel en rapport avec l'offre d'emploi concernée (en particulier celle à laquelle vous postulez) dans le cadre de la procédure de recrutement.
Vous pouvez contacter la société du groupe Apleona Suisse concernée pour toute question relative à la protection des données et pour exercer vos droits visés au point 9 aux coordonnées indiquées dans l'offre d'emploi correspondante.
Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant la protection des données, veuillez vous adresser à :
Apleona Suisse SA
Industriestrasse 21
CH-8304 Wallisellen
Tél : +41 44 567 4000
Adresse e-mail : datenschutz.ch@apleona.com
En outre, un délégué à la protection des données a été désigné pour Apleona GmbH en Allemagne, conformément aux articles 37 et suivants du RGPD et à l’article 38 de la loi allemande sur la protection des données (BDSG) ; celui-ci qui peut être contacté aux coordonnées suivantes :
Apleona GmbH
Datenschutzbeauftragte
An der Gehespitz 50
D- 63263 Neu-Isenburg
Tél : +49 6103 45 3810
Adresse e-mail : datenschutz@apleona.com
3. Catégories des données traitées et finalités du traitement
Dans le cadre de la procédure de candidature, nous traitons notamment les catégories de données à caractère personnel suivantes :
les données que vous saisissez ou téléchargez vous-même lorsque vous postulez sur notre page dédiée aux offres d'emploi :
- données de base (par. ex. civilité, prénom et nom, rue, numéro, lieu de résidence, pays de domicile, sexe, dates de naissance, âge, état civil, langues, nationalités, adresse électronique, numéro de téléphone, permis de séjour, et autres données se rapportant directement à vous) ;
- les données relatives à la formation et à la qualification (par ex. formations, connaissances linguistiques, diplômes) ;
- données sur les employeurs actuels et précédents (par ex. nom de l'employeur, durée de l'engagement, données de référence) ;
- autres données relatives à votre dossier de candidature (par ex. votre lettre de motivation, vos photos, diplômes, CV, références à des sources tierces telles que vos profils sur les réseaux sociaux) ;
- les données que vous nous fournissez lorsque vous vous inscrivez sur le portail de candidature, telles que votre adresse électronique, pour que nous puissions vous envoyer des informations sur les postes à pourvoir en fonction de votre sélection ;
- les données que vous nous fournissez au cours du processus de recrutement (par ex. les réponses aux demandes concernant les qualifications, les attentes salariales) ;
- les données que vous nous fournissez en vue de la préparation d'un contrat de travail (p. ex. numéro AVS, numéro de compte, nombre d'enfants)
En règle générale, nous recevons ces données de votre part ou de la part d'une agence de placement que vous avez mandatée dans le cadre du processus de recrutement.
Nous traitons ces données aux fins suivantes :
- évaluer votre aptitude à occuper un poste au sein de notre entreprise,
- préparer et établir la relation de travail,
- prise de contact et communication,
- vous fournir des informations sur d'autres emplois chez Apleona (avec votre consentement préalable).
Dans ce cadre, nous traitons principalement les données que vous nous avez fournies. Nous ne pouvons examiner votre candidature que si vous nous fournissez vos données de base et vos qualifications. Si vous ne nous fournissez pas les données nécessaires pour l'emploi auquel vous postulez, votre candidature risque de ne pas être prise en compte. Toutefois, dans ce cas, et avant de vous notifier le rejet de votre candidature, nous vous donnons la possibilité de nous faire parvenir les informations ou documents manquants dans un délai déterminé. Dans le cadre de votre candidature, nous consultons également des données accessibles au public sur les réseaux sociaux professionnels, par exemple, afin de nous faire une meilleure idée de vous. De même, nous ne pouvons communiquer avec vous ou répondre à vos demandes que si nous traitons vos données de communication. Si vous nous avez fourni des données de référence, celles-ci seront également traitées par nos soins. Nous traitons les photographies vous concernant dans la mesure où vous nous les avez fournies comme élément de votre dossier de candidature. Nous ne procédons à aucun profilage personnel lors du traitement de vos données.
4. Base juridique du traitement de données
Sauf si nous demandons votre consentement, le traitement de vos données à caractère personnel est fondé sur le traitement nécessaire à l'établissement d'un contrat de travail avec vous ou sur notre intérêt légitime à effectuer le traitement en question (par ex. examiner vos documents, consulter vos informations disponibles sur des profils accessibles au public sur des réseaux sociaux).
Si nous vous demandons votre consentement préalable à certains traitements (par ex. le traitement de données à caractère personnel sensibles), nous vous informerons séparément des finalités de ces traitements. Le consentement est toujours volontaire, c'est pourquoi vous pouvez retirer votre consentement à tout moment avec effet pour l'avenir en nous envoyant un courrier (postal ou électronique) ; dès que nous recevons votre notification de retrait du consentement, nous ne traiterons plus vos données pour la ou les finalités auxquelles vous avez consenti, à moins que le traitement ne repose sur une autre base juridique. Le retrait du consentement ne compromet toutefois pas la licéité du traitement effectué sur la base du consentement avant le retrait ce dernier. Si vous retirez votre consentement au traitement des données à caractère personnel dont nous avons besoin pour évaluer votre candidature ou vous engager pour un poste spécifique, votre candidature ne pourra plus être prise en compte pour ce poste.
Dans certaines circonstances, nous pouvons être amenés à poursuivre le traitement de vos données en vertu d'autres bases juridiques, par ex. en cas de litige, dans la mesure où cela est nécessaire dans le cadre d'un éventuel litige juridique ou pour exercer ou défendre des droits en justice. Dans certains cas, le traitement peut reposer sur une autre base juridique, dont nous vous informerons séparément si nécessaire.
5. Qui sont les destinataires de vos données ?
Nous travaillons avec des prestataires de services établis dans l'Espace économique européen, en Suisse et dans d'autres pays, qui traitent vos données pour notre compte ou en tant que co-responsables, ou à qui nous communiquons des données vous concernant en tant que responsables distincts (par ex. des agences de placement). Cela peut inclure des données relatives à la santé. Pour être en mesure de toucher de nouveaux candidats et de recevoir leurs candidatures, d'optimiser nos systèmes informatiques ainsi que nos applications et outils internes et de nous concentrer sur nos compétences clés, nous faisons appel à des prestataires de services dans différents domaines. Il s'agit notamment de prestataires de services informatiques, de transmission d'informations, de services de communication et d'agences de placement et de recrutement. Nous communiquons à ces fournisseurs les données dont ils ont besoin pour fournir leurs services. Ces fournisseurs peuvent également utiliser ces données à leurs propres fins, par ex. pour obtenir des informations anonymes afin d'améliorer leurs services. Par ailleurs, nous concluons des contrats avec ces fournisseurs afin de garantir le respect de la législation en matière de protection des données, dans la mesure où cela n'est pas directement imposé par la loi (par ex. les autorités).
Nous utilisons Microsoft Teams de Microsoft Ireland Operations Limited dans le cadre de nos (visio)conférences. Dans les cas où nous agissons en tant que responsable du traitement, nous ne traitons et ne partageons avec Microsoft que les données nécessaires à l'utilisation des fonctionnalités de Microsoft Teams (par ex. votre adresse e-mail pour vous envoyer une invitation). Microsoft peut également collecter des données vous concernant afin de nous fournir ses services (par ex. l'enregistrement des conférences) et les utiliser à ses propres fins. Pour en savoir plus sur la manière dont Microsoft traite vos données, consultez le lien suivant : https://docs.microsoft.com/de-ch/microsoftteams/teams-privacy.
Si vous nous indiquez des références comme personnes de contact afin que nous puissions les contacter, ceci est considéré comme un consentement au regard de la législation sur la protection des données et nous pouvons échanger vos données avec le donneur de référence (par ex. d'anciens employeurs ou d'autres organisations), qui agit dans ce cas comme un responsable distinct. Nous transférons notamment des données sur vos références, votre identité et, le cas échéant, d’autres informations que nous souhaitons voir vérifiées. Nous ne le faisons toutefois qu'après avoir obtenu votre consentement.
6. Vers quels pays vos données à caractère personnel sont-elles transférées ?
Comme indiqué au point 5, nous communiquons des données à des parties tierces. Ces parties tierces ne se trouvent pas toutes dans l'EEE et en Suisse. Vos données peuvent donc être traitées dans d'autres pays, exceptionnellement dans n'importe quel pays du monde. Si un destinataire se trouve dans un pays qui ne garantit pas un niveau adéquat de protection des données, tel que prévu par la loi, nous l'obligeons à respecter la législation applicable en matière de protection des données (à cette fin, nous utilisons les clauses contractuelles types de la Commission européenne, disponibles ici, dans la mesure où le destinataire en question n'est pas déjà soumis à un ensemble de règles reconnues par la loi pour garantir la protection des données et où nous ne pouvons pas nous appuyer sur une disposition d'exception. Une disposition d'exception peut s'appliquer notamment en cas de procédure judiciaire à l'étranger, mais aussi dans des cas d'intérêts publics prépondérants ou si l'exécution d'un contrat nécessite un tel transfert de données, si vous y avez consenti ou s'il s'agit de données que vous avez rendues généralement accessibles et dont vous ne vous êtes pas opposé au traitement.
7. Quelle est la durée du traitement ?
Nous traitons toujours vos données à caractère personnel aussi longtemps qu'il est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées. Dans des cas exceptionnels, il est possible qu'une nouvelle finalité de traitement se présente, par ex. la défense de droits en justice. La durée de conservation normale est de six mois après l'attribution du poste à pourvoir. Ceci est nécessaire sur la base de différentes règles nationales, telles que la loi sur l'égalité de traitement, et à des fins de traitement interne (point 3).
8. Quel est le niveau de protection de vos données ?
Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité appropriées pour garantir la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité de vos données à caractère personnel, pour les protéger contre les traitements non autorisés ou illicites et pour prévenir les risques de perte, de modification accidentelle, de divulgation non souhaitée ou d'accès non autorisé.
9. Vos droits
Dans les conditions et le cadre prévus par la loi, vous avez différents droits, qui peuvent toutefois être soumis à certaines conditions et restrictions :
- le droit d’obtenir de notre part la confirmation que des données vous concernant sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu'elles le sont, de préciser les catégories de données à caractère personnel concernées ;
- le droit d'obtenir de notre part la rectification des données qui sont inexactes ;
- le droit de vous opposer au traitement de vos données par nos soins et d'obtenir de notre part l'effacement des données si nous ne sommes pas obligés ou autorisés à les traiter ;
- le droit de nous demander de vous fournir certaines données à caractère personnel vous concernant dans un format électronique courant ou de les transmettre à un autre responsable du traitement ;
- le droit de retirer votre consentement, dans la mesure où notre traitement est fondé sur votre consentement ;
- le droit d'obtenir des informations supplémentaires utiles à l'exercice de ces droits, lorsque vous en faites la demande.
Si vous souhaitez exercer les droits susmentionnés à notre encontre ou à l'encontre de l'une des sociétés de notre groupe, veuillez nous contacter par écrit aux adresses de nos bureaux ou, sauf indication ou accord contraire, par e-mail ; vous trouverez nos coordonnées au point 2. Pour prévenir les abus, nous devons vous identifier (par ex. au moyen d'une copie de votre carte d'identité, sauf si l'identification est possible autrement).
Dans la mesure où nous sommes obligés ou autorisés à conserver vos données en vertu de la législation en vigueur, leur suppression n'est pas possible.
Si vous résidez dans l'EEE ou en Suisse, vous avez également le droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle de la protection des données compétente dans votre pays.
Vous trouverez ici une liste des autorités de contrôle compétentes dans l'EEE : Membres| European Data Protection Board (europa.eu).
Vous pouvez contacter l'autorité de contrôle suisse ici : contact (www.edoeb.admin.ch) .
10. Mise à jour de notre politique de confidentialité
Apleona Suisse se réserve le droit de modifier sans préavis la présente politique de confidentialité afin de se conformer aux dispositions légales en vigueur et aux évolutions des processus commerciaux. En règle générale, les traitements de données sont régis par la politique de confidentialité dans sa version en vigueur au début du traitement concerné. La présente politique de confidentialité ne fait pas partie du contrat.
Apleona Suisse SA, octobre 2023