Datenschutzerklärung

1. Einleitung

Mit dieser Datenschutzerklärung möchten wir, die Apleona Schweiz AG und Ihre verbundenen Tochter- und Gruppen-Gesellschaften (folgend Apleona Schweiz genannt), Sie transparent über die Bearbeitung von Personendaten im Zusammenhang mit dem Bewerbungs-, Auswahl- und Einstellungsprozess informieren. Diese Datenschutzerklärung gilt zusätzlich zu unserer allgemeinen Datenschutzerklärung, bei der Sie darüber informiert werden, wie und wozu Ihre personenbezogenen Daten unter anderem im Zusammenhang mit unseren Websites verarbeitet werden. Diese Datenschutzerklärung entspricht der EU-Datenschutzgrundverordnung («DSGVO») und dem Schweizerischen Datenschutzgesetz («DSG»). Die Anwendung dieser Gesetze hängt jedoch jeweils vom Einzelfall ab.


2. Wer ist Verantwortlicher und Datenschutzberater

Im datenschutzrechtlichen Sinne ist für die Erhebung und Verarbeitung der Personendaten im Zusammenhang mit dem jeweiligen Stellenangebot (insbesondere demjenigen, auf welches Sie sich bewerben) zur Durchführung des Einstellungsverfahrens die jeweilige Apleona Schweiz Gruppengesellschaft, die ein bestimmtes Stellenangebot veröffentlicht hat, verantwortlich.
Sie können diese individuelle Apleona Schweiz Gruppengesellschaft für Datenschutzanliegen und zur Ausübung Ihrer Rechte gemäss Ziffer 9 unter Verwendung der im Stelleninserat angegebenen Kontaktdaten kontaktieren.
Bei Fragen oder Anliegen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an:

Apleona Schweiz AG
Industriestrasse 21
CH-8304 Wallisellen
Tel.: +41 44 567 4000
E-Mail: datenschutz.ch@apleona.com

Zusätzlich wurde für die Apleona GmbH in Deutschland ein(e) Datenschutzbeauftragte(r) nach Artikel 37 ff. DSGVO und § 38 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) ernannt, welcher folgendermassen kontaktiert werden kann:

Apleona GmbH
Datenschutzbeauftragte
An der Gehespitz 50
D- 63263 Neu-Isenburg
Tel.: +49 6103 45 3810
E-Mail: datenschutz@apleona.com


3. Welche Kategorien verarbeiten wir und zu welchem Zweck

Wir bearbeiten im Zusammenhang mit dem Bewerbungsverfahren insbesondere folgende Kategorien von Personendaten:

Daten, die Sie selbst bei einer Bewerbung über unsere Karriereseite eingeben oder hochladen:

• Stammdaten (z.B. Anrede, Vor- und Nachname, Strasse, Hausnummer, Wohnort, Domizilland, Geschlecht, Geburtsdaten, Alter, Zivilstand, Sprachen, Nationalitäten, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Aufenthaltsbewilligungen, und andere Daten, die sich direkt auf Sie beziehen)
• Daten zur Ausbildung und Qualifikation (z.B. Ausbildungsabschlüsse, Sprachkenntnisse, Diplome);
• Daten zu aktuellen und früheren Arbeitgebern (z.B. Name des Arbeitgebers, Anstellungsdauer, Referenzangaben)
• Weiter Daten Ihrer Bewerbungsunterlagen (z.B. Ihr Motivationsschreiben, Fotos, Zeugnisse, Lebenslauf, Verweise auf Drittquellen wie Social Media-Profile)
• Daten, die Sie uns bei einer Anmeldung zum Bewerberportal zur Verfügung stellen, wie Ihre E-Mail-Adresse, um Ihnen gemäss Ihrer Auswahl Informationen zu offenen Stellen zuzusenden;
• Daten, die Sie uns während des Bewerbungsprozesses zur Verfügung stellen (z.B. Antworten auf Qualifikationsanfragen, Lohnvorstellungen).
• Daten, die Sie uns zur Vorbereitung einer vertraglichen Anstellung angeben (z.B. AHV-Nummer, Kontonummer, Anzahl Kinder).
• Diese Daten erhalten wir i.d.R. von Ihnen oder einem von Ihnen beauftragten Personalvermittler im Rahmen des Einstellungsprozesses.

Diese werden durch uns für folgende Zwecke verarbeitet:

• Evaluierung, ob Sie für eine Stelle bei uns in Frage kommen,
• Anbahnung und Begründung des Arbeitsverhältnisses,
• Kontaktaufnahme und Kommunikation,
• Informationen zu anderen Jobs bei Apleona (mit Ihrer vorherigen Einwilligung).

Hierbei verarbeiten wir vor allem die uns von Ihnen zur Verfügung gestellten Daten. Wir können Ihre Bewerbung nur prüfen, wenn Sie uns Ihre Stamm- und Qualifikationsdaten zur Verfügung stellen. Wenn Sie uns die für die Stelle, auf die Sie sich bewerben, erforderliche Daten nicht zur Verfügung stellen, kann dies dazu führen, dass wir Ihre Bewerbung nicht berücksichtigen können. In diesem Fall geben wir Ihnen jedoch vor der Ablehnung Ihrer Bewerbung die Möglichkeit, uns die fehlenden Informationen oder Unterlagen innerhalb einer bestimmten Frist zukommen zu lassen. Darüber hinaus sichten wir im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung öffentlich zugängliche Daten auf beruflichen Social Media-Portalen z.B., um uns ein besseres Bild von Ihnen zu verschaffen. Ebenso können wir nur mit Ihnen kommunizieren bzw. auf eine Anfrage von Ihnen antworten, wenn wir Kommunikationsdaten verarbeiten. Sollten Sie uns Referenzdaten angegeben haben, werden diese auch durch uns verarbeitet. Fotoaufnahmen von Ihnen verarbeiten wir, sofern Sie uns diese als Bestandteil von Bewerbungsunterlagen zur Verfügung gestellt haben. Bei der Verarbeitung Ihrer Daten finden keine personenbezogenen Profilierungen statt.


4. Grundlage der Datenverarbeitung?

Sofern wir Sie nicht um Ihre Einwilligung bitten, beruht die Verarbeitung Ihrer Personendaten auf der Grundlage der Verarbeitung zur Anbahnung eines Arbeitsvertrags mit Ihnen oder auf unserem berechtigten Interesse an der jeweiligen Verarbeitung (z.B. Prüfung von Unterlagen, Sichtung Ihrer Informationen aus öffentlichen Profilen aus sozialen Netzwerken).
Soweit wir Sie für bestimmte Verarbeitungstätigkeiten (z.B. für die Verarbeitung sensibler Personaldaten) um Ihre Einwilligung bitten, werden wir Sie über die jeweiligen Verarbeitungszwecke gesondert informieren. Einwilligungen sind stets freiwillig, daher können Sie Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft durch schriftliche Mitteilung an uns (Post oder E-Mail) widerrufen; sobald wir die Mitteilung über den Widerruf der Einwilligung erhalten haben, werden wir Ihre Daten nicht mehr zu dem (den) Zweck(en) verarbeiten, dem (denen) Sie zugestimmt haben, es sei denn, wir verfügen über eine andere Rechtsgrundlage, um dies zu tun. Der Widerruf der Einwilligung berührt jedoch die Rechtmässigkeit der aufgrund der Einwilligung vor dem Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht. Wenn Sie Ihre Einwilligung zur Verarbeitung von Personendaten, die wir für Ihre Beurteilung oder Beschäftigung für eine bestimmte Stelle benötigen, widerrufen, dann kann Ihre Bewerbung für diese Stelle nicht mehr berücksichtigt werden.
Unter gewissen Umständen kann es sein, dass wir die Verarbeitung Ihrer Daten aufgrund anderer rechtlicher Grundlagen weiterverarbeiten, z.B. im Streitfall, soweit dies im Zusammenhang mit einem möglichen Rechtsstreit oder zur Durchsetzung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. In einigen Fällen kann eine andere Rechtsgrundlage gelten, die wir Ihnen bei Bedarf gesondert mitteilen werden.


5. Wem werden Ihre Daten bekannt gegeben?

Wir arbeiten mit Dienstleistern im EWR, in der Schweiz und in weiteren Staaten zusammen, die Ihre Daten in unserem Auftrag oder als gemeinsam Verantwortliche mit uns verarbeiten oder von uns Daten über Sie als separate Verantwortliche (beispielsweise Personalvermittler) erhalten. Dies kann Gesundheitsdaten umfassen. Um neue Bewerber erreichen und deren Bewerbungen entgegennehmen zu können, um unsere IT-Systeme sowie interne Anwendungen und Tools zu optimieren und uns auf unsere Kernkompetenzen zu konzentrieren, beziehen wir Dienstleistungen von Dritten in verschiedenen Bereichen. Dazu gehören IT-Dienste, Informationsübermittlung, Kommunikationsdienste und Dienstleistungen von Rekrutierungsagenturen und Personaldienstleistern. Wir geben die Daten weiter, die diese Anbieter für ihre Dienstleistungen benötigen. Diese Anbieter können diese Daten auch für eigene Zwecke verwenden, beispielsweise anonymisierte Informationen, um ihre Dienstleistungen zu verbessern. Zudem schliessen wir mit diesen Anbietern Verträge ab, um die Einhaltung des Datenschutzes zu gewährleisten, soweit sich dies nicht direkt aus dem Gesetz ergibt (z.B. Behörden).
Für unsere (Video-)Konferenzen verwenden wir Microsoft Teams von Microsoft Ireland Operations Limited. Wo wir der Verantwortliche sind, verarbeiten und teilen wir nur solche Daten mit Microsoft, die für die Nutzung der Funktionen von Microsoft Teams erforderlich sind (z.B. Ihre E-Mail-Adresse, um Ihnen eine Einladung zu senden). Microsoft kann auch Daten über Sie erheben, um ihre Dienstleistungen für uns bereitzustellen (z.B. Aufzeichnung von Konferenzen) und diese für eigene Zwecke verwenden. Weitere Informationen darüber, wie Microsoft Ihre Daten verarbeitet, finden Sie hier: https://docs.microsoft.com/de-ch/microsoftteams/teams-privacy.
Wenn Sie uns Referenzen als Kontakt angeben, damit wir diese kontaktieren können, gilt dies als datenschutzrechtliche Einwilligung und wir dürfen Ihre Daten mit dem Referenzgeber (z.B. ehemalige Arbeitgeber bzw. andere Organisationen) austauschen, dieser fungiert hierbei als separater Verantwortlicher. Wir geben insbesondere Daten über Ihre Referenzdaten, Ihre Identität und allenfalls Informationen, die wir überprüft haben möchten, weiter. Dies tun wir jedoch nur mit Ihrer vorherigen Einwilligung.


6. In welche Länder gelangen Ihre Personendaten?

Wie unter Ziffer 5 erläutert, geben wir Daten an andere Parteien weiter. Diese anderen Parteien befinden sich nicht alle im EWR und in der Schweiz. Ihre Daten können daher auch in weiteren Ländern, ausnahmsweise in jedem Land der Welt verarbeitet werden. Befindet sich ein Empfänger in einem Land ohne angemessenen gesetzlichen Datenschutz, verpflichten wir ihn zur Einhaltung des anwendbaren Datenschutzes (zu diesem Zweck verwenden wir die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission, die hier abrufbar sind), soweit er nicht bereits einem gesetzlich anerkannten Regelwerk zur Sicherstellung des Datenschutzes unterliegt und wir uns nicht auf eine Ausnahmebestimmung stützen können. Eine Ausnahme kann namentlich bei Rechtsverfahren im Ausland gelten, aber auch in Fällen überwiegender öffentlicher Interessen oder wenn eine Vertragsabwicklung eine solche Bekanntgabe erfordert, wenn Sie eingewilligt haben oder wenn es sich um von Ihnen allgemein zugänglich gemachte Daten handelt, deren Verarbeitung Sie nicht widersprochen haben.


7. Wie ist die Dauer der Bearbeitung?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten immer nur so lange, wie der ursprüngliche Verarbeitungszweck es erfordert. In Ausnahmefällen kann es passieren, dass sich ein neuer Verarbeitungszweck ergibt, wie z.B. das Verteidigen von Rechtsansprüchen. Die reguläre Aufbewahrungsdauer beträgt 6 Monate, nachdem die Stelle vergeben wurde. Dies ist erforderlich aufgrund verschiedener nationaler Normen, wie z.B. dem Gleichbehandlungsgesetz und internen Bearbeitungszwecken (Ziffer 3).


8. Wie ist der Schutz Ihrer Daten?

Wir treffen angemessene Sicherheitsmassnahmen, um die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit Ihrer Personendaten zu wahren, um sie gegen unberechtigte oder unrechtmässige Verarbeitungen zu schützen und den Gefahren des Verlusts, einer unbeabsichtigten Veränderung, einer ungewollten Offenlegung oder eines unberechtigten Zugriffs entgegenzuwirken.


9. Ihre Rechte

Sie haben unter den gesetzlichen Voraussetzungen und im entsprechenden Rahmen verschiedene Rechte, die allerdings bestimmten Voraussetzungen und Einschränkungen unterliegen können:

• das Recht, von uns Auskunft darüber zu verlangen, ob und welche Daten wir von Ihnen verarbeiten;
• das Recht auf Berichtigung von Daten durch uns, wenn diese unrichtig sind
• das Recht, unserer Bearbeitung zu widersprechen und die Löschung von Daten zu verlangen, wenn wir zur Bearbeitung nicht verpflichtet oder berechtigt sind;
• das Recht, von uns zu verlangen, bestimmte Personendaten in einem gängigen elektronischen Format bereitzustellen oder an einen anderen Verantwortlichen zu übermitteln;
• das Recht, die Einwilligung zu widerrufen, sofern unsere Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht;
• das Recht, auf Anfrage weitere Informationen zu erhalten, die für die Ausübung dieser Rechte hilfreich sind.

Wenn Sie die oben genannten Rechte gegenüber uns oder einer unserer Gruppengesellschaften ausüben möchten, kontaktieren Sie uns bitte schriftlich in unseren Räumlichkeiten oder, sofern nicht anders angegeben oder vereinbart, per E-Mail; unsere Kontaktdaten finden Sie unter Ziffer 2. Damit wir Missbräuche verhindern können, müssen wir Sie identifizieren (z.B. mittels einer Ausweiskopie, sofern eine Identifizierung nicht anders möglich ist).
Eine Löschung ist nicht möglich, sofern wir aufgrund der geltenden Vorschriften verpflichtet oder berechtigt sind, diese aufzubewahren.
Wenn Sie sich im EWR oder in der Schweiz befinden, haben Sie auch das Recht, bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde Ihres Landes Beschwerde einzureichen.
Eine Liste der Behörden im EWR finden Sie hier: Mitglieder | European Data Protection Board (europa.eu).

Die Schweizer Aufsichtsbehörde erreichen Sie hier: Kontakt (www.edoeb.admin.ch) .


10. Aktualisierung unserer Datenschutzerklärung

Apleona Schweiz behält sich vor, diese Datenschutzerklärung ohne Vorankündigung an aktuelle gesetzliche Bestimmungen und geänderte Geschäftsabläufe anzupassen. Generell gilt für Datenverarbeitungen jeweils die Datenschutzerklärung in der bei Beginn der betreffenden Bearbeitung aktuellen Fassung. Diese Datenschutzerklärung ist nicht Vertragsbestandteil.


Apleona Schweiz AG, Oktober 2023